Dal 1° settembre 2022, i datori di lavoro dovranno comunicare, al Ministero del lavoro e delle politiche sociali, i nominativi dei lavoratori e la data di inizio e di cessazione delle prestazioni di lavoro in smart working, secondo le modalità individuate con decreto del Ministro del lavoro e delle politiche sociali.
Il 4 agosto 2022 è stata infatti pubblicata la Legge n. 122 Conversione in legge, con modificazioni, del decreto-legge 21 giugno 2022, n. 73, recante misure urgenti in materia di semplificazioni fiscali e di rilascio del nulla osta al lavoro, Tesoreria dello Stato e ulteriori disposizioni finanziarie e sociali.
Nello specifico l’art. 41bis della suddetta legge, introduce l’obbligo per il datore di lavoro, dal 1° settembre 2022, di comunicazione al Ministero del lavoro e delle politiche sociali di:
- nominativi dei lavoratori che svolgono attività di lavoro in modalità agile;
- data di inizio e di cessazione delle prestazioni di lavoro in modalità agile.
Le aziende non dovranno comunicare l’accordo individuale al Ministero del Lavoro, fermo restando l’obbligo di stipula dello stesso (sulla base delle disposizioni previste dagli artt. 19 e 21 della Legge n. 81/2017 e dai contratti collettivi).
Smart working comunicazione semplificata
In caso di mancata comunicazione sarà applicata una sanzione amministrativa da 100 a 500 euro per ogni lavoratore interessato.
Il Ministero del Lavoro e delle Politiche Sociali ha reso disponibile il modulo di comunicazione all’interno del portale dei servizi on-line, accessibile tramite autenticazione SPID e CIE, https://servizi.lavoro.gov.it.
Il modulo si compone di cinque sezioni:
- Dati del datore di lavoro: codice fiscale e ragione sociale;
- Dati del lavoratore: codice fiscale e dati anagrafici;
- Dati del rapporto di lavoro: data inizio, tipologia (tempo determinato, indeterminato, apprendistato), Pat e voce di tariffa INAIL;
- Dati dell’accordo di lavoro agile: data di sottoscrizione, tipologia di durata (a tempo determinato o indeterminato), data inizio e cessazione;
- Dati di invio: inizio, modifica, annullamento, cessazione.
Accordo con il lavoratore
Lo smart working può esser svolto solo a seguito di sottoscrizione di un accordo tra datore di lavoro e lavoratore. Per lo svolgimento dell’attività, non vi sono precisi vincoli di orario o di luogo di lavoro, ma dovranno essere rispettati i limiti di orario di lavoro giornaliero e settimanale, in base alla legge e alla contrattazione collettiva. Rimarranno altresì in essere i diritti di tutela contro gli infortuni sul lavoro e le malattie professionali dipendenti da rischi connessi alla prestazione lavorativa resa all’esterno dei locali aziendali.
L’accordo dovrà specificare le seguenti informazioni:
- Durata dell’accordo;
- Definizione dell’alternanza tra i periodi di lavoro all’interno e all’esterno dei locali aziendali;
- La definizione dei luoghi eventualmente esclusi per lo svolgimento della prestazione lavorativa agile;
- Le modalità di esecuzione della prestazione lavorativa svolta al di fuori dei locali aziendali;
- Gli strumenti di lavoro forniti e utilizzati per lo svolgimento dell’attività in modalità di lavoro agile;
- Tempi di riposo del lavoratore e l’individuazione delle misure tecniche e/o organizzative necessarie ad assicurare la disconnessione;
- Le forme e le modalità di controllo della prestazione lavorativa all’esterno dei locali aziendali, nel rispetto di quanto previsto sia dall’art. 4 dello statuto dei lavoratori, sia dalla normativa in materia di protezione dei dati personali;
- L’attività formativa aggiuntiva a quella prevista dall’art 37 del D.Lgs 81/08 (eventualmente necessaria) per lo svolgimento della prestazione di lavoro in modalità agile;
- Le forme e le modalità di esercizio dei diritti sindacali.
Il lavoratore, nella sottoscrizione dell’accordo si impegna a partecipare attivamente all’attività lavorativa, seppur svolta da remoto, mettendo a disposizione del datore di lavoro le proprie energie e capacità, inserendosi armonicamente all’interno dell’organizzazione produttiva.
Il lavoratore è libero di individuare il luogo a lui più congeniale per svolgere la prestazione in modalità agile, purché lo stesso abbia caratteristiche tali da consentire:
- Regolare esecuzione della prestazione;
- Diligenza nella custodia e mantenimento in efficienza degli strumenti tecnologici dati in dotazione;
- Mantenimento delle condizioni di sicurezza ai sensi del D.Lgs 81/08;
- Mantenimento delle condizioni di riservatezza, in riferimento al trattamento dei dati e delle informazioni aziendali nonché alle esigenze di connessione con i sistemi aziendali.
È necessario che il lavoratore abbia una postazione di lavoro ergonomica, ad esempio:
- Corretta disposizione della postazione alle fonti luminose naturali (laterale alla finestra);
- Eventuali fonti luminose aggiuntive (luce da tavolo);
- Adeguato rapporto di altezza tra il piano di lavoro e la seduta;
- Braccia e gambe posizionate in modo da formare un angolo di 90 gradi;
- Mani e gomiti allo stesso livello del mouse e della tastiera;
- Seduta regolabile in altezza indipendentemente dallo schienale anch’esso regolabile.
L’eventuale rifiuto del lavoratore di aderire o svolgere la propria prestazione lavorativa in modalità agile non integra gli estremi del licenziamento per giusta causa o giustificato motivo, né può dar luogo a richiami o sanzioni sul piano disciplinare.
In presenza di un giustificato motivo, ciascuno dei contraenti può recedere prima della scadenza del termine nel caso di accordo a tempo determinato, o senza preavviso nel caso di accordo a tempo indeterminato.
Smart working, Informazione dei lavoratori
A seguito di sottoscrizione dell’accordo, il datore di lavoro dovrà distribuire ai lavoratori che aderiscono allo smart working, apposita informativa relativa agli obblighi e diritti previsti dalla legge del 22 maggio 2017 n. 81 e dal decreto legislativo del 9 aprile 2008 n. 81.
Il datore di lavoro al fine di garantire la salute e la sicurezza del lavoratore, che svolge la prestazione in modalità di lavoro agile, dovrà procedere alla consegna al lavoratore e al rappresentante dei lavoratori per la sicurezza, con cadenza almeno annuale, di un’informativa scritta.
L’informativa dovrà contenere:
- i rischi generali e i rischi specifici connessi alla particolare modalità di esecuzione del rapporto di lavoro;
- le misure di prevenzione predisposte dal datore di lavoro per fronteggiare i rischi connessi all’esecuzione della prestazione all’esterno dei locali aziendali;
- le modalità di lavoro per lo svolgimento dell’attività agile in ambiente indoor e/o outdoor;
- le modalità per l’utilizzo in sicurezza delle attrezzature di lavoro di natura elettrica (pc, notebook, smartphone ecc.).
L’informativa dovrà altresì contenere gli obblighi in capo ai lavoratori per garantire la propria salute e sicurezza e di quella delle altre persone presenti sul luogo di lavoro, su cui ricadono gli effetti delle sue azioni o omissioni, conformemente alla sua formazione, alle istruzioni e ai mezzi forniti dal datore di lavoro, in particolare:
- osservanza delle disposizioni e le istruzioni impartite dal datore di lavoro, dai dirigenti e dai preposti, ai fini della protezione collettiva ed individuale;
- utilizzo correttamente le attrezzature di lavoro, le sostanze e i preparati pericolosi, i mezzi di trasporto, nonché i dispositivi di sicurezza;
- utilizzo in modo appropriato i dispositivi di protezione messi a loro disposizione;
- segnalazione immediata al datore di lavoro, al dirigente o al preposto le deficienze dei mezzi e dei dispositivi di cui alle lettere c) e d), nonché qualsiasi eventuale condizione di pericolo di cui vengano a conoscenza, adoperandosi direttamente, in caso di urgenza, nell’ambito delle proprie competenze e possibilità e fatto salvo l’obbligo di cui alla lettera per eliminare o ridurre le situazioni di pericolo grave e incombente, dandone notizia al rappresentante dei lavoratori per la sicurezza;
- non rimuovere o modificare senza autorizzazione i dispositivi di sicurezza o di segnalazione o di controllo;
- non compiere di propria iniziativa operazioni o manovre che non sono di loro competenza ovvero che possono compromettere la sicurezza propria o di altri lavoratori;
- partecipare ai programmi di formazione e di addestramento organizzati dal datore di lavoro;
- sottoporsi ai controlli sanitari previsti dal D. Lgs. 81/2008 o comunque disposti dal medico competente.
Il datore di lavoro dovrà dare evidenza di diffusione dell’informativa ai lavoratori e per conoscenza ai loro rappresentanti per la sicurezza, mediante sottoscrizione della stessa o sottoscrizione di un foglio di distribuzione.